Contract Consulting
kompleksowa obsługa konsultingowa

Contract Consulting » Media o nas » Projekty na start

Contract Consulting w mediach

Projekty na start

Wraz z opublikowaniem listy zatwierdzonych projektów w ramach I rundy aplikacyjnej SPO WKP Działanie 2.3, dla wybranego grona beneficjentów tego najpopularniejszego programu inwestycyjnego sektora MSP, rozpoczął się najważniejszy, decydujący o powodzeniu, etap realizacji inwestycji. Równocześnie, wraz z ustaniem pierwszych emocji, większość przedsiębiorców uświadomiła sobie, że sukces ich projektów nie kończy się z chwilą podpisania umowy dotacyjnej. Jak wobec tego należy zarządzać projektami dotacyjnymi, aby nie narazić się na utratę przyznanej pomocy?

Podstawowym założeniem, jaki każdy z przedsiębiorców powinien przyjąć, jest spodziewana szczegółowa kontrola zrealizowanych projektów. Choć działania nadzorcze w większości przypadków będą wcześniej zapowiadane, należy liczyć się również z kontrolami w trybie doraźnym. Spektrum instytucji uprawnionych do prowadzenia weryfikacji, od instytucji finansujących, wdrażających, zarządzających, poprzez urzędy skarbowe, Najwyższą Izbę Kontroli, aż do samej Komisji Europejskiej, oraz praktycznie zerowy zakres tolerancji w odniesieniu do stwierdzonych nieprawidłowości, powinny przestrzec przed jakimkolwiek bagatelizowaniem zapisów umowy dotacyjnej.

Stwierdzone uchybienia mogą bowiem okazać się katastrofalne w skutkach. Wnioskodawcom grozi zwrot wypłaconej dotacji wraz z odsetkami, co dla wielu firm z sektora MSP może zakończyć się poważnym kryzysem lub nawet upadłością.

Fundament legislacyjny realizacji wszystkich projektów dotacyjnych stanowi podpisywana pomiędzy przedsiębiorcą a Instytucją Wdrażającą umowa o dofinansowanie projektu. Jak wobec tego przełożyć zapisy tego dokumentu na poprawną realizację inwestycji?

Chronologiczne ujęcie podstawowych obowiązków przedsiębiorcy wynikających z umowy i innych dokumentów programowych, obliguje do przyjęcia następującego postępowania:

Większość wprowadzanych zmian i dodatkowych załączników jest zupełnie nieistotna dla poprawnej oceny projektów, część z nich wręcz dubluje informacje podawane w innych miejscach. Powstały chaos informacyjny jest natomiast główną przyczyną nieprawidłowości w składanych wnioskach. Poniżej przedstawiono negatywne następstwa trzech wybranych działań podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu w trakcie otwartych już rund aplikacyjnych:

1. W przypadku gdy projekt jest współfinansowany poprzez kredyt (leasing lub fundusz inwestycyjny), należy w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy kredytowej (leasingowej lub z funduszem inwestycyjnym) oraz nie później niż w terminie 90 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie, przedstawić w RIF (Regionalna Instytucja Finansująca) kopię umowy potwierdzającej ten fakt. Dodatkowo, w terminie do 14 dni od daty zawarcia, należy dostarczyć kopię umowy cesji dotacyjnej.
2. W terminie 15 dni od dnia podpisania umowy dotacyjnej należy dostarczyć do RIF weksel in blanco na kwotę równą przyznanej dotacji. Weksel zostanie zwrócony przedsiębiorcy po upływie 5 lat od dnia zakończenia projektu.
3. Realizację inwestycji, bez podania przyczyn opóźnienia, można rozpocząć najpóźniej do 2 miesięcy od planowanego otwarcia projektu podanego w umowie, w przypadku dłuższej zwłoki należy wystąpić do RIF z odpowiednim uzasadnieniem przyczyn opóźnienia.
4. Przedsiębiorcy, którym kwota dofinansowania pojedynczego zamówienia przekracza 200 000 €, z pewnymi wyjątkami, zobligowani są do stosowania uproszczonej procedury wyłaniania dostawcy. Firma ma obowiązek zawiadomienia Instytucji Wdrażającej na 7 dni przed podpisaniem kontraktu na zamówienie, o przedmiocie, cenie i danych wybranego dostawcy. Jednakże pamiętać należy, iż pozostałe podmioty również nie są zwolnione z przestrzegania określonych reguł wyboru sprzedającego czy wykonawcy. Powinni oni wyłonić ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz braku jakichkolwiek przesłanek do konfliktu interesu.
5. W trakcie właściwej realizacji projektów dopuszcza się jedynie niewielkie zmiany w strukturze rzeczowo-finansowej inwestycji, lecz tylko przy zastrzeżeniu, iż wprowadzone modyfikacje nie będą rodziły zagrożenia dla osiągnięcia wszystkich zaplanowanych celów przedsięwzięcia. Firma pragnąca dokonać korekty powinna zawiadomić o tym RIF w terminie do 14 dni od pojawienia się przyczyn planowanych zmian wraz z przedstawieniem szczegółowego zakresu modyfikacji i jego uzasadnieniem. W zakresie finansowania dopuszczalne są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych, jednakże nie więcej niż do 10 proc. kwoty przypadającej na każdą kategorię.
6. Wszelkie podejmowane działania inwestycyjne powinny być w możliwie szczegółowy sposób ewidencjonowane. Roboty budowlane, dostawy czy usługi powinny być dokumentowane odpowiednimi protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi ich zgodność z warunkami umowy. Przedsiębiorca powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową środków, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiającą identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania projektowe i przekazywanych firmie w drodze refundacji. Dopuszczalne są wyłącznie płatności za pośrednictwem firmowego rachunku bankowego.
7. Istnieje możliwość wydłużenia realizacji projektu w granicach dopuszczanych przez program, lecz wyłącznie na pisemny wniosek wraz z uzasadnieniem, złożony do RIF nie później niż 30 dni przed upływem planowanego terminu zamknięcia inwestycji.
8. Do 25 dni od planowanego według umowy terminu zakończenia realizacji projektu, przedsiębiorca ma obowiązek złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej dokumentację rozliczeniową. Jakość i poprawność przedstawianych danych ma kluczowe znaczenie dla wypłaty przysługującego dofinansowania. Kompletne zestawienie powinno zawierać:
   1. wniosek o płatność końcową, prezentujący dane ewidencyjne przedsiębiorcy i projektu, raport finansowy z realizacji inwestycji oraz raport techniczny, krótko przedstawiający przebieg prac i ich pierwsze efekty;
   2. sprawozdanie końcowe, zawierające szczegółowe opisy działań wraz z podaniem poziomów zanotowanych wskaźników projektowych, określające przebieg procesów finansowych oraz prezentujące inwestycję na tle realizacji priorytetowych polityk Wspólnoty Europejskiej;
   3. kopie faktur (lub dokumentów równoważnych) i kopie dowodów zapłaty (przelewy oraz wyciągi bankowe), potwierdzone za zgodność z oryginałem przez głównego księgowego lub inną upoważnioną osobę;
   4. kopie protokołów odbioru dostaw lub wykonania prac, poświadczone za zgodność z oryginałem;
   5. w przypadku nabycia nieruchomości - operat szacunkowy wraz z oświadczeniem zbywającego, iż nieruchomość nie była zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych;
   6. w przypadku zakupu używanego środka trwałego: oświadczenie sprzedającego, iż środek trwały w okresie ostatnich 7 lat nie został nabyty ze środków publicznych wraz z pierwotną fakturą, potwierdzenie spełniania norm oraz informację o cenie nowego środka trwałego wraz z oświadczeniem, że cena nabytego środka nie odbiegała od wartości rynkowej.
9. Prawidłowość i kompletność złożonej dokumentacji rozliczeniowej zapewnia wypłatę oczekiwanej refundacji poniesionych kosztów. Jednakże, precyzyjne w innych miejscach zapisy umowy, nie określają dokładnej daty wypłaty środków. Instytucja Wdrażająca warunkuje bowiem realizację płatności od dostępności środków na rachunku bankowym programu. W praktyce realizacji programów przedakcesyjnych, przy podobnych zapisach w umowach dotacyjnych, płatności realizowane były z opóźnieniem nawet ponadpółrocznym.

Pomyślne zakończenie projektu oraz wypłata dofinansowania nie powinny osłabiać troski przedsiębiorcy o prawidłową realizację projektu z punktu widzenia wymogów dotacyjnych. Firma wkracza w kolejny, ostatni już etap realizacji celów zakładanych we wniosku. Zakończona inwestycja powinna pozwolić na osiąganie efektów przedstawionych w aplikacji, zapewnić trwałość rezultatów i utrzymać inwestycję na terenie powiatu, w którym została zrealizowana, przez okres 5 lat od dnia zakończenia przedsięwzięcia.

Wysoki stopień skomplikowania realizacji dotowanych projektów rodzi obawy, czy firmy sprostają temu wyzwaniu. Pozostaje mieć nadzieję, że inaczej niż to miało miejsce w procesie aplikowania, przedsiębiorcy będą mogli liczyć na większą kompetencję, wyrozumiałość i lepsze przygotowanie organizacyjne instytucji programowych. W przeciwnym wypadku może okazać się, iż z przyjętych w I terminie 11% projektów pozostanie niewielki odsetek, a na rozpisanie kolejnych terminów będzie już za późno. Dla tych, którzy nie zakończyli jeszcze świętowania przyznanej dotacji, być może jest to ostatni moment na odpowiednie przygotowanie się do trudnego etapu realizacji projektu.