Contract Consulting
kompleksowa obsługa konsultingowa

Contract Consulting » Media o nas » Optymalizacja przygotowania projektu

Contract Consulting w mediach

Optymalizacja przygotowania projektu pod kątem uzyskania funduszy

Poprawne przeprowadzenie procesu inwestycyjnego nie stanowi gwarancji skuteczności w pozyskaniu środków z funduszy UE. Wynika to z kryteriów oceny projektów w procesie aplikacyjnym. Co więc należy zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na pozyskanie dofinansowania? Ważne jest, aby przed przystąpieniem do realizacji projektu zgromadzone zostały wszystkie informacje i dokumenty, niezbędne dla kolejnego stadium procesu inwestycji.

Nie zależnie od skali przedsięwzięcia, jego celu, zakresu i sposobu finansowania podstawowe zasady organizowania procesu projektowego są identyczne. Zanim inwestor przystąpi do fazy projektowej powinien przeprowadzić szereg działań w celu ustalenia realiów, szans powodzenia inwestycji i potencjalnych odbiorców zakładanego produktu. Faza przed projektowa pozwala ustalić parametry będące podstawą do sporządzenia projektu budowlanego i technologicznego jako zasadniczych składników projektu inwestycyjnego.

Ponieważ skuteczne aplikowanie o środki unijne zwiększa szanse kolejnych projektów, dlatego optymalne jest opracowanie działań nie dla jednego projektu, ale całego szeregu, uzupełniających się działań. w tym celu istotne jest rozpoznanie sytuacji Beneficjenta pod kątem wykorzystania środków UE jak również dostępnych programów, które umożliwią wybór odpowiedniego programu dla konkretnych projektów, zaspokajających potrzeby beneficjentów końcowych.

Pierwszym krokiem podjętych działań winno być przeprowadzenie wstępnego badania i analizy rynku w celu określenia jego potrzeb tj. przeprowadzenie analizy zainteresowań (beneficjentów końcowych - interesariuszy), których dotyczy projekt. Kiedy zostaną one poznane należy zdecydować na jakie potrzeby rynku ma odpowiedzieć produkt będący przedmiotem inwestycji określając jednocześnie jej cele. z punktu widzenia późniejszego aplikowania o środki UE należy zwrócić uwagę, aby sformułowane cele były: konkretne, mierzalne, dostępne, realistyczne i określone w czasie. Inwestor powinien na tym etapie stworzyć dokument formułujący nazwę, cele, charakter i podstawowe cechy inwestycji.

Komisje przyznające środki wysoko oceniają takie projekty które: służą realizacji określonego celu, polegają na skoordynowaniu powiązanych ze sobą działań, są ograniczone w czasie, mają określone zasoby i budżet a przede wszystkim mają wyjątkowy charakter.

Kolejnym etapem powinno być przeprowadzenie studiów i analiz wstępnych dotyczących określenia optymalnych warunków lokalizacji, technologii, zabudowy, finansowania i realizacji inwestycji. w przypadku dużych inwestycji celowe jest stworzenie dokumentu stanowiącego abstrakt z analiz. Dalsze działania powinno stanowić zgromadzenie odpowiednich dokumentów formalno-prawnych tj.:

• raport w sprawie wpływu na środowisko i ochrony przed uciążliwościami
• wypis i wyrys z planu miejscowego lub decyzja o lokalizacji inwestycji celu publicznego lub decyzja o warunkach zabudowy
• dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania nieruchomością
• dokumentacja geodezyjno-kartograficzna, geotechniczna, ewentualnie ekofizjologiczna
• inwentaryzacja techniczna i szacunek wartości istniejącej zabudowy i zagospodarowania terenu
• dokumentacja historyczno-konserwatorska
• dowody zapewnienia dostawy mediów i alimentacji produkcji

Po uzyskaniu niezbędnych dokumentów powstać powinna:

• koncepcja technologiczna i koncepcja planu generalnego inwestycji produkcyjnej
• koncepcja funkcjonalno-przestrzenna zabudowy i zagospodarowania terenu inwestycji

Na takiej podstawie możliwe jest podjęcie dalszych działań polegających na ustaleniu warunków technicznych przyłączenia sieci zewnętrznych infrastruktury technicznej itp.

Po przyjęciu finalnych założeń programowo projektowych, oszacowaniu kosztów, wstępnego określenia harmonogramu prac i możliwości finansowania z własnego budżetu, należy określić możliwe źródła finansowania (kredyty, dotacje, pomoc unijna). Wybór optymalnych źródeł finansowania może okazać się decydujący dla realizacji inwestycji.

To właśnie na tym etapie przygotowania inwestycji należy zwrócić uwagę na wybór działania, które jest najbliższe idei realizowanej przez projekt, ale również na wymagania formalne i liczbę złożonych wniosków (konkurencję). Przede wszystkim wybierając źródło dofinansowania należy zwrócić uwagę na to, czy podmiot uprawiony jest do ubiegania się o wsparcie, czy projekt może być przedmiotem wsparcia, które z kosztów przedsięwzięcia będą kwalifikowały się do objęcia wsparciem i czy wnioskowana kwota mieści się w dopuszczalnej wielkości wsparcia w ramach danego działania. Konieczne jest wpisanie projektu w istniejące działania, zapewnienie korelacji z dokumentami strategicznymi regionu i kraju. Oznacza to określenie kierunków rozwoju bazujących na wykorzystaniu funduszy UE, stworzenie planu strategicznego na bazie celów strategicznych, określenie procesu realizacji strategii oraz oczekiwanego efektu, szczególny nacisk powinien zostać położony na realizację działań pod kątem oferty wsparcia z funduszy UE. w przypadku zamiaru realizacji szeregu inwestycji niezbędne jest ustalenie strategii wykorzystania środków UE w ramach programów. Korzystnie jest przeprowadzić analizę sytuacji, następnie stworzyć listę praktycznych interwencji, przydatne, a czasem wprost niezbędne, jest przeprowadzenie konsultacji z adresatami projektu, co w konsekwencji doprowadzi do możliwości dokonania analizy problemów.

Na tym etapie należy przeprowadzić weryfikację założeń projektu pod kątem wybranego źródła finansowania i ewentualne ich modyfikacje. Trzeba stwierdzić, iż nie są wysoko oceniane projekty, które nie mają szans realizacji w przypadku braku dofinansowania, dlatego równolegle z konstruowaniem planu finansowego uwzględniającego uzyskanie dofinansowania, należy określić alternatywną strategię finansowania działań.

Po przeprowadzeniu wszystkich powyższych analiz uzasadnione jest przystąpienie do realizacji fazy projektowej tj. opracowanie projektu budowlanego, w tym projektu zagospodarowania terenu inwestycji i projektów architektoniczno - budowlanych, uzyskanie wymaganych opinii, uzgodnień i sprawdzeń oraz uzyskanie pozwolenia na budowę, opracowanie projektu technologicznego inwestycji produkcyjnej oraz uzyskanie wymaganych opinii i uzgodnień, a także opracowanie wykonawczych projektów budowlanych i technologicznych, specyfikacji technicznej i kosztorysów inwestorskich.

Ostatnią fazą przed złożeniem wniosku jest uzupełnienie brakujących dokumentów aplikacyjnych, w tym sporządzenie studium wykonalności inwestycji. Należy zwrócić uwagę na zawartość tego dokumentu, ponieważ stanowi on podstawę do wypełnienia wniosku, chociaż priorytetem jest spełnienie wytycznych. Niezależnie od typu inwestycji w studium powinna zostać zawarta analiza kryteriów techniczno-ekonomicznych oraz merytorycznych.

Podstawę dla przygotowania studium wykonalności stanowi szereg dokumentów, oprócz powstałych w fazie przedprojektowej i projektowej (omówionych powyżej), również harmonogram finansowania i budżet oraz inne dokumenty finansowe. w opracowaniu powinna zostać wykazana wykonalność techniczna przedsięwzięcia.

Wypełniając wniosek należy zwrócić uwagę na zgodność przyjętych założeń w poszczególnych dokumentach a zwłaszcza pomiędzy harmonogramem zawartym np. w WPI, studium i wniosku. Harmonogram musi być realny, gdyż jest on podstawą weryfikacji późniejszych efektów. Planowane przedsięwzięcie powinno w momencie składania wniosku być gotowe do realizacji to znaczy, powinno posiadać wszelkie pozwolenia i koncesje.